关于做好2007年度文件材料立卷归档的通知

院属各部门：　

    为切实做好2007年度文件材料立卷归档工作，确保学校各项工作形成的文件材料完整、齐全归档,提高归档案卷质量，根据《黄石理工学院档案管理办法》的有关规定，现就有关事项通知如下：

一、立卷归档范围
　　（一）各单位文件材料立卷归档的具体范围按照《黄石理工学院实体分类实施细则》(修订)中附件二《黄石理工学院文件材料归档范围和保管期限表》执行。凡2007年元月1日至12月31日形成的、属于归档范围的文件材料都要立卷归档。
　　（二）各单位2007年度举办重大活动、专项重要工作（如大型学术会议、各种重要评估工作等）形成的、具有保存价值的各类文件材料，要根据活动、工作内容按专题立卷归档。
　　（三）立卷归档的文件材料包括纸质文件材料和相关的电子文件材料，反映学校重大活动的文件材料与重要凭证性文件材料要实行纸质件与电子件双套制立卷归档。

二、立卷归档要求
　　（一）凡立卷归档的文件材料，各单位要努力做到文件材料完整、齐全，以确保文件材料的准确性和全面反映单位工作情况。
　　（二）各单位在文件材料立卷归档前应注意本单位处理、承办的上级来文和本单位起草、制发的相关文件及其附件，然后与本单位平时收集积累的其它文件材料一并立卷归档。
　　（三）凡立卷归档的各类文件材料都应是原件，复印件及传真件等一般不能做为归档材料。重要文件材料的印章、签名等要素要完善，各类文件用纸、书写墨迹等要规范、标准，以确保文件材料的有效性。
　　（四）各归档单位兼职档案员将文件材料汇总集中后进行分类预立卷，经档案馆工作人员检查预立卷合格后，再打印页号，通过校园网进入“南大之星”档案管理系统录入档案案卷目录和卷内目录,有电子文件全文及图像的必须同步上传。
　　（五）纸质文件材料立卷的具体操作要求按《黄石理工学院档案工作规范》执行；电子文件材料归档按《黄石理工学院电子档案管理暂行办法》执行，以物理归档为主。由档案馆人员对各自管理权限内的档案信息进行整理，并打印移交目录一式两份，交接双方签字盖章，移交单位与档案馆各执一份。

三、归档时间及检查
　　（一）全校归档时间为3月1日起至5月31日止。各单位立卷归档的具体时间安排见附件，各单位要在规定的时间内按时立卷归档。
　　（二）6月上旬，学校将对各单位文件材料立卷归档情况进行总结通报。
　　特此通知。                            

2008年2月28日

附件： 归档时间安排表