各教学院:

为了加强学生档案规范化管理,根据《黄石理工学院学生档案管理暂行办法》的有关规定,现将有关事项通知如下:

一、 毕业生档案材料的收集归档 必须本着实事求是的原则,认真做好毕业生档案归档工作。着重收集反映学生在校期间政治思想、品德作风、学识水平等方面的文件材料。

⑴毕业生档案材料必须齐全，主要包括以下材料：学生档案材料目录；学生情况登记表；普通高校毕业生登记表；全国普通高等学校本专科毕业生就业通知书；高考录取材料；在校期间的学习成绩单；学生鉴定及奖惩材料；入党、入团材料；社会实践活动材料；毕业生体检表等。对少数缺少高中阶段及高考档案材料的学生，应尽量督促其补齐，确实无法补齐的必须要求学生本人填写缺档确认卡，以分清责任。

⑵注重提高毕业生档案材料质量，各学院负责学生档案管理的人员应对归档材料用纸、打印（书写）墨迹、印章、签名等要素实施质量管理，凡不合格的材料应提出改正要求，逐步提高归档材料质量。

⑶学生档案管理人员在整理过程中要认真核对,对照学生档案材料目录对装入档案袋的每份材料逐项打勾,同时应按照班级、学号顺序填写打印归档材料情况统计表，并作为办理移交档案的凭据。对学籍异动的学生应注明。

二、毕业生档案的移交及转递  各学院移交毕业生档案时，必须同时移交经学生本人签字认可的档案转递去向表，若无学生签字，档案馆将按学院毕业生就业工作处提供的《毕业生就业方案》中的派遣地址（即毕业生就业通知书上的报到地址），在毕业生离校后15日内通过邮政局机要科寄发；

⑴毕业生档案寄发后改派的，由学生本人到已寄送单位调档，具体事宜由学生与已寄送单位联系；

⑵档案材料不完整或不能正常毕业者、未办理完离校手续者不寄发档案；

⑶凡报到单位地点在黄石市的学生可在7-8月凭有效证件（报到证、身份证、毕业证）提档。考取研究生的毕业生须调档的可凭录取通知书办理提档手续。

⑷凡办理了档案托管的毕业生档案由档案馆统一移送省、市人才交流中心；

⑸毕业生自愿将档案留在学校保管的，可暂时由学院档案馆按国家规定免费保管两年，逾期按档案代管办法收费。  

三、毕业生档案查询  档案馆学生档案科要及时认真做好毕业生档案去向的录入并上传至校园网，做好有遗留问题及自愿留档毕业生档案的统计和管理工作。毕业生如要查询自己的档案去向，可于8月1日后登陆黄石理工学院就业信息网“档案去向查询”进行查询；或通过登陆黄石理工学院----选择管理机构----进入档案馆进行查询，如果有疑问可以网上留言，我们将及时答复。

四、为了及时快捷地转递学生档案，为毕业生就业工作服务，各教学院负责学生档案管理的人员必须提前做好相关工作，毕业生档案具体移交日程档案馆将根据学院就业处毕业生离校工作安排另行通知。