一、档案工作基本原则
（一）凡是学院在党务、行政、教学、科研、产品生产与科技开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表和声像载体材料，均属学院档案。
（二）本院档案实行集中统一管理，确保完整、系统、准确和安全，便于开发利用。
（三）各类档案应严格实行文件形成部门和课题组立卷归档制度。各类文件材料的归档工作应实行“三纳入”，即纳入学院各部门各单位的计划、规划，纳入管理制度、纳入管理人员的职责范围；做到“四同步”管理：即布置、检查、总结、验收各项工作，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。
（四）学院各立卷单位要有一位负责人分管本单位（部门）的档案工作，并确定相应的兼职档案人员，认真做好本部门各类档案的收集、整理、归档工作。
二、归档范围的确定
（一）确定的原则
1、归档的各类文件材料必须对学院和社会当前与长远具有参考作用、凭证作用和研究价值。
2、归档的文件材料必须反映学院党政管理、教学、科研、基建、产品、设备、出版、外事、财务管理等职能部门活动的全过程，保证完整、准确、系统。
3、归档的文件材料必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系，照顾不同部门的不同特点。
（二）归档的主要内容和重点
1、归档主要内容包括党群、行政、教学、科研、基建、产品生产与科技开发、设备、出版、外事、财会管理文件和声像载体材料，具体范围见《黄石理工学院文件材料归档范围和保管期限表》。
2、归档的重点以本院形成的、不同载体形式的文件材料为主，特别是全局性、综合性的文件材料。其次才是上级和其他单位的来文、来电及附件。上级来文中，应以针对学院的指令性、指导性文件为主。
（三）凡属应归档的文件材料，若采用计算机管理而无纸质载体形式的，必须打印成纸质材料，连同光盘或磁盘一起立卷归档。
（四）不归档的文件材料
1、上级机关普发供参阅、不办的文件材料；
2、上级机关发来供工作参考的抄件；
3、上级机关征求意见未定稿的文件；
4、重份文件；
5、无查考利用价值的事务性、临时性文件；
6、未经会议讨论，未经学院领导审阅、签发的文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿，打印文件的各次校对稿（主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）；
7、从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料；
8、无特殊保存价值的信封、一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建设意见的人民来信；
9、学院内部互相抄送的文件材料，不履行公文的行文、介绍信等；
10、本院负责人兼任外机关职务形成的与本院无关的文件材料；
11、为参考目的从各方面收集的文件材料；
12、非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。
三、各类文件材料的部门立卷和归档流程
（一）形成积累
1、学院各部门各单位均为立卷单位、分工归口立卷。
2、各立卷归档单位的文书处理人员或兼职档案人员，平时应严格按文书处理制度做好文件材料的收集工作，根据案卷类目分别归卷。
（二）立卷
1、立卷原则
立卷归档单位应按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律，保持其有机联系，适当照顾保存价值，分类组卷，以能准确、全面反映学院真实面貌和部门的主要职能活动，便于查找利用为原则。
2、立卷分工
（1）上级下达的综合性的文、电材料，由党办、院办立卷归档，专业性的或业务性的由各承办单位立卷归档。
（2）以党委、行政名义的发文，由党办、院办分别立卷归档（一般应保存两份以上）以部门名义的发文，由各部门立卷归档（重要的也应有两份以上）。
（3）学院召开的代表大会、党委会、党委扩大会、办公会形成的材料，由党办、院办分别立卷归档。职能部门以党委和行政名义召开的全院性的专门会议所形成的材料，由主办单位立卷归档。
（4）院内各单位向党委、行政的请示、报告及相应的批复、批转的原件，由报文单位立卷归档。
（5）两个以上部门共同办理的文件，由主办单位立卷归档。
（6）各临时机构、撤销机构形成的材料，应于机构撤销前做好整理工作，移交学院档案馆保存，任何人不得带入其他单位。
（7）学院领导、各单位负责人代表学院参加校外重要会议的讲话和发言稿交各归口单位兼职档案人员归档。
（8）重要的人民来信来访材料，由承办单位立卷归档。
3、立卷程序
按照归档时间要求由兼职档案人员按案卷卷目将文件收齐归卷，并对文件进行检查调整，依照如下程序进行：
（1）检查案卷的文件成份，文件是否收集齐全完整，同时检查案卷有无不需要立卷归档的文件材料。
（2）检查案卷文件的联系，依照案卷类目纠正案卷之间文件归卷不统一，相互混淆重复或拆散文件联系的现象。
（3）检查案卷文件保存价值，察看各案卷中文件保存价值是否有差异，各部分之间是否大体一致。
（4）检查案卷文件数量，一般不超过200页。对同一问题数量多的宜酌情适当分卷。问题单一、文件数量少的可组薄卷。
4、立卷分类
（1）分年度
先将文件按其形成或针对的年度分开。一般文件归入文件形成年度；跨年度的请示与批复，归入批复年度；跨年度规划、计划，一般可归入文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度；跨年度的会议文件，一般可归入会议开幕的年度；跨年度的非诉讼案件材料，应归入结案年度；法规性文件归入公布或批准年度；按学年处理的文件归入专门年度。
（2）分问题
将文件按其内容所反映的问题、事物分开。
（3）分期限
将文件按规定的不同保管期限分开。
5、立卷组合
（1）立卷组合的基本要求
立卷组合一般应以问题为主，兼顾其它特征，使之联系紧密。
（2）立卷组合形式，一般按下属内容和顺序进行：
会议文件、按会议的届次组合，根据文件的数量，可以一会一卷、一会数卷或数会一卷；
非诉讼案件，按立卷问题或人头组合，可以一案一卷或一案数卷；
人民来信材料按立案问题或人头组合，可以一案一卷或一案数卷；
统计、报表、名册等文件，按照格式名称组合，根据文件的数量，可组成一卷或数卷；
学院管理和业务活动形成的业务文件、调研材料等，一般按单一问题组合；工作计划、总结等文件，一般可按责任者或名称组合；
简报按名称或期号组合；
其它文件材料可按照特殊的形式组合。
6、卷内文件材料按重要程度或时间顺序排列
批复、批示在前，请示、报告在后；
正件在前，附件在后；
正本在前，附件在后；
转发件在前，被转发件在后；
非诉讼案件结论性材料在前，依据性材料在后；
其他文件材料按时间顺序排列。
7、成卷装订的卷内文件编页号，卷内文件无论单面或双面，只要有书写文字，均应编写页号；页号的位置在每面材料非装订线一侧的下角。按文件的卷内文件编件号，卷内文件应逐件加盖档号章；并填写档号章的各个项目，编制件号；档号章位置在每件文件首页的右上角，卷内文件的件数，一般以每份文件单独计算为一件；请示与批复，来文与复文一般应分别计算件数；正本、定稿、历次修改稿应分别计算件数；正件与附件按一件计算。
8、填写卷内文件目录
顺序号：以卷内文件排列先后顺序填写的序号
文号：文件制发机关的发文字号
责任者：形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者。
题名：即文件标题，一般应照实抄录，没有标题或标题不能说明内容的文件，可自拟标题，外加“［］”号。
日期：文件的形成时间，具体填写日期项应以8位阿拉伯数字标注年、月、日，如2005年1月8日标注为20050108，为避免列宽过长，可将表示月、日的数字回行，即填为两行如：
2005 0108
页号：卷内文件起止之页的编号。
卷内文件目录按统一标准格式用计算机打印。
9、对在装订线以外有字迹的文件材料或破损的文件材料，以及与本文件材料不可分割的照片、小字条等，要进行加边、修补和裱糊；对较大的表格，要进行适当折叠；拆除文件材料上的金属物。将订口和地脚与卷皮平齐，采用三孔一线法装订。
10、填写卷内备考表
本卷说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况，案卷立好后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写并签名标注时间。
立卷人：由组成本卷的责任者签名。
检查人：由对案卷质量进行审核的责任者签名。
11、拟写案卷标题，要求结构完整，一般应准确概括卷内文件主要责任者、内容、名称（文种），案卷标题不得超过50个字。除会议文件外，不得用“×××文件材料”；除一般函件外，不得用“×××来往文书”；除了非诉讼案件材料外，不得用“×××案件”。
12、填写案卷封面
（1） 全宗名称：填写“黄石理工学院”；
（2） 类目名称：类目名称按《黄石理工学院实体分类实施细则》中划定的第一级类目名称填写；
（3） 案卷题名：案卷题名书写或打印时，应注意居中，对称；
（4） 卷内文件起止日期：卷内文件形成的最早到最晚日期；
（5） 保管期限：依据保管期限表，确定案卷的保管期限；
（6） 件、页数：按照卷内实际件、页数填写；
（7） 密级：按卷内文件材料最高密级填写。
13、归档验收
文件材料形成部门整理好案卷，学院档案部门派人检查合格后，填写移交目录。按各类档案归档时间要求，双方履行签字盖章手续后移交，并各执一份移交单存查。
14、编制档号及案卷目录
学院档案馆对接收的案卷，按《黄石理工学院实体分类实施细则》的规定统一编制档号，在案卷的卷脊档号栏书写档号，也可以贴上注有档号的标签。
为了方便调阅档案，同时应编制全引目录、案卷目录、分类目录等检索工具。
四、归档时间
1、党政部门和能按自然年度归档的部门应在次年六月底以前归档。
2、教学部门和能按教学年度归档的部门应在当年十二月底以前归档。
3、科研、基建项目和专题性、成套性档案，应在完成通过鉴定、验收后两个月内归档。
4、设备档案在设备验收完毕投入使用后两个月内归档，引进设备在索赔期满后两个月内归档。
5、财会档案在会计年度终了后由财会部门保管一年，期满后于次年六月底前移交。
6、随时接收上级规定应接收的档案。
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