第一章   总   则

     第一条 为了加强学院档案工作，做好档案的收集、整理、保管、利用，提高档案管理水平，充分发挥档案在教学、科研、党政管理等工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》和《普通高等学校档案管理办法》，结合我院实际，制订本办法。

第二条 本办法所称档案，是指学院建校以来在教学、科研、党政管理以及其他各项活动中直接形成的对学院和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

    第三条 学院档案工作是维护学院历史真实面貌的重要事业，是办好学院的重要基础工作之一，是衡量教育质量和管理水平的重要标志。学院档案属国家所有，全院职工都有保护档案的义务。学院档案由档案馆集中统一管理。

    第四条 学院档案工作必须纳入学院整体发展规划和年度计划，确保档案工作与学院整体工作同步发展。各教学院（部）、部门应把档案工作列入工作议事日程，加强领导，并将档案工作纳入教学、科研及管理人员的职责范围，作为考核干部和检查工作的重要内容之一，以保证档案的完整、准确、安全和利用。

    第五条  学院档案管理部门应严格执行国家、学院的有关规定，确保档案实体完整、准确、系统和安全，严守档案秘密，大力开发档案信息资源，满足学院和社会各方面的利用。

第二章   领导体制及其职责

    第六条 学院档案工作实行统一领导，分级管理的原则。学院由一名院领导分管全院档案工作。档案馆负责全院的档案管理工作。各教学院（部）、部门要有一名负责人分管本单位的档案工作，并配备相应的兼职档案员，负责本单位档案的收集、整理、立卷工作，定期向学院档案馆移交归档，并接受业务指导。

    第七条 学院成立档案工作委员会和档案行政执法工作领导小组，由分管领导和有关部门负责人组成，负责组织协调解决档案工作中的重大问题，检查档案执法工作。

    第八条 学院档案馆既是学院档案工作职能管理部门，又是永久保存和提供利用本院档案的直属机构。其职责为：

    （一）贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定，制订学院档案事业建设规划；

    （二）制订本院关于档案工作的规章制度，并负责指导、检查和监督执行情况；

    （三）负责接收、征集、分类、整理、鉴定、统计、保管全院的各类档案及有关资料；

    （四）开展档案的开放和利用工作；

    （五）参与信息工作的整体化建设，编制各类档案检索工具，编辑档案参考资料，积极开发档案信息资源；

    （六）开展档案工作研究、学术研究，参加各种档案学术交流活动，开展多方面协作，并采取走出去、请进来的方式进行档案信息交流；

    （七）负责全院专（兼）职档案工作人员的业务培训，提高档案人员业务素质和管理水平，对全院档案工作开展检查评比，总结交流档案工作经验；

    （八）开展档案宣传工作和利用者教育活动，不断提高全院师生员工的档案意识，促进档案工作的开展；

    第九条 各教学院（部）、部门分管档案工作负责人的职责

    （一）执行学院档案工作规章制度，把档案工作纳入本部门的议事日程。

    （二）加强与学院档案馆的联系，共同做好业务指导、检查、监督工作，保证归档案卷的质量。

    （三）配备专(兼)职档案人员，明确档案工作职责并帮助解决档案工作中的实际困难。

    （四）对本部门专（兼）职档案人员所立案卷的内容、质量进行审查。

    （五）做好档案的安全与保密工作。

    第十条 各教学院（部）、部门专（兼）职档案员职责

    （一）做好行文、收文、登记、签收、编号工作。注意承办文件结果的保存。

    （二）根据本部门不同种类文件材料形成的特征合理分类存放，便于利用和立卷归档，并做到坚持平时立卷。

    （三）负责本部门文件材料的形成、积累、保管和整理组卷工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。

    （四）归档案卷做到组卷合理，编写页号准确，卷内文件目录打印规范，案卷标题拟写简明扼要，装订整齐。

    （五）主动接受档案馆业务指导和督促检查，按规定时间向档案馆移交档案。

    （六）积极参加业务学习，不断提高档案工作水平。

    （七）注意文件材料的安全和保密工作。

第三章  档案馆人员配备和档案人员职责

    第十一条  学院档案馆设馆长一名，视需要设副馆长一至两名。按国家有关规定，结合学院工作实际确定专职档案工作人员编制。

    第十二条 档案工作人员必须坚持四项基本原则，认真执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，忠于职守，踏实肯干，遵纪守法，具备档案业务知识和一定的科学文化知识，身体健康。

    第十三条  档案工作人员应相对稳定。经学院同意的各教学院（部）、部门专（兼）职档案员，可申请图书资料和档案专业职称。

    第十四条 档案馆工作人员职责：

    （一）认真贯彻执行《档案法》和有关档案工作的方针、政策和本院档案工作各项规章制度；

    （二）负责各类档案资料的收集、入库；

    （三）做好档案资料的整理、编目、鉴定、保管、统计、编研；

    （四）熟悉馆藏，开发馆藏信息，积极提供利用，做好咨询服务，严格执行保密和查阅制度；

    （五）加强档案保护工作，做好库房内外温湿度的监测记录，做好防虫、防霉工作，年终对库藏档案资料进行全面核对清理，确保档案的完整和安全；

    （六）负责对各教学院（部）、部门的档案工作进行业务检查和指导，严格执行本院“三合一”制度，努力提高案卷质量；

    （七）保持库房整洁，遵守防火、安全制度；

    （八）保质保量按时完成自己承担的各项工作任务；

    （九）努力学习专业知识，不断提高业务水平。

第四章  经费、库房和设备

    第十五条 学院档案工作经费纳入学院经费预算，专款专用。各教学院（部）、部门，用于保存本部门归档文件所需的档案装具等设备费用，在各教学院（部）、部门经费中解决。

    第十六条 档案馆用房实行办公室、阅览室、库房三分开。档案库房的设置应符合档案保管要求，库房面积要预留存放20—30年增新档案的空间。各教学院（部）、部门应为本部门档案资料提供充足、安全的保管场地。

    第十七条 存放声像等特殊载体档案，要设有专门库房，并配置恒温、恒湿设施。

    第十八条 学院档案馆应配置复印机、计算机、扫描仪、光盘刻录机、去湿机、吸尘器、照相机、录像机等设备，逐步实现电子计算机管理与档案缩微化。

第五章  文件材料的归档、移交和接收工作

    第十九条 各教学院（部）、部门应做到档案工作与各项工作实行“四同步”管理，即布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、验收档案工作。要认真执行立卷归档制度，做到每项重要的教学、科研、党政管理等工作，都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。

    第二十条  学院有关部门对科研成果、产品规划与试制，基建工程、大型设备（十万元以上）等进行鉴定、验收时，必须有相关教学院（部）、部门的档案人员或学院档案馆人员参加。有关业务负责人应会同档案工作人员对应归档的文件材料加以审查，签署意见；无完整、准确、系统的文件材料的项目，不予验收，不予上报成果。

    第二十一条 学院实行文件材料形成部门、课题组立卷制度。一般是由各教学院（部）、部门立卷人按问题特征组卷，以问题为主，结合时间及重要程度，把具有相同特征、联系密切的文件组合在一起，编排页号或件号，填写（打印）卷内文件目录或归档文件目录，拟写案卷标题，交本部门分管负责人检查，装订后向档案馆移交。学校档案馆应派人指导立卷工作。

    第二十二条  全院归档文件材料的范围是：

    （一）党群类：主要包括纪委、党委办公室、党委组织部、党委宣传部、离退休人员工作处、工会、学生工作部（团委）、武装部等部门的工作计划、总结、各种会议文件、会议记录、上级机关与本院关于党群管理的文件材料。

    （二）行政类：主要包括院长办公室、监察室、发展办公室、审计处、人事处、后勤管理处、保卫处、图书馆、档案馆、后勤服务集团等部门的各种会议文件、会议记录、工作计划、总结、上级机关与本院有关行政管理的文件材料。

    （三）教学类：主要包括教务处、学生工作处、继续教育学院、毕业生就业中心、招生办公室、学位办、现代教育技术中心和各教学院（部）在教学工作中形成的文件材料，以及上级教育主管部门下达的指令性和指导性文件（师资培训归于人事类）；

    （四）科学研究类：主要包括科研处在科研工作中形成的行政、计划、成果、经费、基金等综合性管理文件材料，各教学院（部）、部门在科学研究过程中（包括科研准备阶段、实验阶段、鉴定阶段、申报奖励阶段、推广应用阶段）所形成的文件材料；

    （五）产品生产科技开发类：主要包括学院在科学技术开发过程中形成的综合性文件材料以及产品的计划、生产、鉴定、销售管理过程中所形成的文件材料；

    （六）基本建设类：主要包括基建处在新建和维修项目时从酝酿、决策、施工到竣工的全过程中所形成的文件材料（包括征用土地的文件材料），上级机关与本院有关基建工作的文件材料；

    （七）仪器设备类：主要包括设备处购进的价值2万元以上（重点是5万元以上）的全套随机技术文件及上级机关与本院有关仪器设备管理、购置的文件材料；

    （八）出版类：主要包括上级及本院有关出版工作的文件材料；本院编辑出版的校报、本院学报编辑部编辑出版的学报及其他学术刊物；

    （九）外事类：主要包括上级机关与本院关于外事工作的文件材料；学院有关人员出席国际学术会议（在国内举办的）、出国（境）考察、讲学、进修、合作研究及学院聘请的外籍教师、港澳专家在教学科研活动中形成的文件材料；

    （十）财会类：主要包括计财处在经济业务活动中形成的会计报表、会计账簿、会计凭证、工资清册及上级机关与本院有关财务工作的文件材料；

    （十一）声像类：主要包括全院各教学院（部）、部门在重要活动、重大会议、重要项目中形成的照片、录音带、录像带、磁盘、光盘等；

    （十二）实物类：主要包括学院各部门或个人获市级以上奖励证书、奖杯、奖牌，废止印章，领导及名人题词，与其它单位交流互赠礼品等。

第二十三条  学院所属机构立卷归档的文件材料，应符合下列要求：

    （一）归档的文件材料应齐全完整。已破损文件应予复制，复制件附于原件后一并归档；

    （二）归档的文件材料，应遵循文件之间的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分保存价值，分类组卷；

    （三）归档文件用纸规范，纸质优良，字迹清楚、耐久，严禁用圆珠笔、红笔、铅笔等书写；

    （四）案卷标题应简明确切，填写(打印)备考表、卷内文件目录符合规范要求；

    （五）归档材料符合档案计算机管理要求。

    第二十四条 归档时间及移交手续：

    （一）学院各党政部门和能按自然年度归档的部门必须在次年六月底以前归档；

    （二）各教学部门和能按教学年度归档的部门必须在当年十二月底以前归档；

    （三）科研、基建等部门应在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档；

    （四）财会部门的当年会计档案，本部门保管一年后在次年六月底以前归档；

    （五）移交档案必须履行相关手续，填写移交清册，一式两份，写明案卷标题，卷内文件页数、移交时间，交接双方必须签名盖章。

    第二十五条 个人在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体的文件材料，必须按照规定向档案部门移交，集中管理，任何人不得据为己有。

个人在其非职务活动中形成的各种载体形式的文件材料，档案部门可通过征集、代管等多种形式进行管理。对个人向档案部门捐赠有价值档案的，学院予以奖励。

    第二十六条 因机构合并，合并机构的档案由学院档案馆接收，统一保管。

第六章  档案管理

    第二十七条 档案馆根据《黄石理工学院档案实体分类实施细则》对馆藏档案进行分类、编号、排列上架、编制检索工具。根据档案内容划定密级，确定不同的利用范围，建立档案借阅和审批制度。做好档案的利用效果登记。

    第二十八条 本院形成的文件材料，绝大部分属于永久或长期保存，无查考利用价值的事务性、临时性文件材料，一般不归档或短期保存。院外来文，凡针对学院的批复、指示要永久保存；普发的政策性文件材料，或与学院业务工作有直接关系的文件材料，要长期保存；其他材料短期保存或不归档。

    第二十九条 档案馆组织做好档案鉴定工作。凡需销毁的档案，应征得有关部门的同意，并编制清册，报学院分管领导审批。销毁时应指定专人监销，学院有关部门要派人参加，并在会签单上签名、盖章。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

    第三十条 档案馆要建立档案统计、检查制度，定期对档案的收进和移出、案卷数量、档案利用等情况进行检查和统计。

    第三十一条 档案馆应不断加强、改进档案保护技术，对破损和字迹褪色的档案及时修补、修复或复制。要建立和健全库房管理制度，库房应专人负责，落实防火、防盗、防虫、温度湿度控制等安全措施，确保档案安全。遇有特殊情况，应立即向学院分管领导报告，及时处理。

    第三十二条 档案信息管理是学院信息管理的重要组成部分。为加强档案信息管理系统的基础建设，档案馆应积极推行档案计算机管理，逐步实现档案的数字化，并建立档案数据库。

第七章  档案的利用与开放

    第三十三条 档案馆应对自形成之日起满三十年的档案按国家规定向全院和社会开放，但未解密或需要控制利用的涉及国家安全和学院重大利益的档案，须经学院分管领导批准后分期分批开放。

    第三十四条  学院档案馆所保存的档案，主要供本院利用。凡需要利用馆藏档案者须遵循下列规定：

    （一）本院各单位或个人可直接到档案馆查阅。如院外单位或个人需查阅时，应持有合法证明（件），经档案部门负责人同意后，方可查阅。如需利用的档案涉及重大问题或党和国家秘密需经学院分管领导批准。

    （二）利用者要求复制档案，一般由档案管理人员负责办理；

    （三）对院外单位和个人查阅、借用、复制本院档案（包括本院师生员工为个人目的利用馆藏档案）的，应按规定收取费用；

    （四）查阅档案限在阅览室。案卷一般不外借，特殊情况需外借，须经档案馆负责人批准。档案馆应定期检查外借档案的归还情况，如发现损坏或丢失，当事者要写出书面报告，报请学院处理。

    第三十五条 档案馆应根据学院和社会需要，有计划、有步骤地对档案资料做好编研工作，为学院教学、科研、管理与领导决策提供有价值的参考资料。

    第三十六条 对于重要的、珍贵的档案和资料，一般不得提供原件使用。如特殊需要，须经档案馆及学院分管领导批准。

第八章  考核、奖励与处罚

    第三十七条 学院建立档案工作检查、考核、评比制度。学院专（兼）职档案人员和立卷归档部门，按其职责与要求，实行年度考评，对做出成绩的先进单位和个人给予表彰和奖励。对不能按时完成立卷归档任务的单位和个人当年不得评为任何先进。

    第三十八条  对违反《中华人民共和国档案法》并有下列行为之一的，要按照规定给予当事者以通报批评直至行政处分，情节严重构成犯罪的移交司法部门处理：

    （一）损毁、丢失属于学院所有的档案的；

    （二）擅自提供、抄录、公布、销毁属于学院所有的档案的；

    （三）涂改、伪造档案的；

    （四）擅自出卖或者转让档案的；

    （五）不按规定归档或者不按期移交档案的；

    （六）明知所保存的档案面临危险而不采取措施、造成档案损失的；

    （七）档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的。

第九章  附   则

    第三十九条   本办法从印发之日起实行，原有关规定凡与本办法相矛盾的，以本办法为准。

    第四十条  本办法由学院档案馆负责解释。