一、电子档案的管理原则

    1、学院电子档案实行集中统一管理。

    2、各部门（单位）兼职档案员负责本部门（单位）形成的电子档案的收集、积累与归档等工作。

    3、档案馆负责对各部门（单位）电子档案的收集、归档进行指导，并负责电子档案的鉴定、保管和利用等工作。

二、电子档案归档范围

    1、凡是反映和记录本部门（单位）基本情况和重要职能活动具有参考和利用价值的电子文件均应归档；

    2、各部门（单位）在办公自动化系统中形成的各类电子公文和用电子计算机编制的各类报表的备份；

    3、在教学、科研、党政管理等各类重大活动中形成的图像、图形、影像、声音及多媒体等复制件；

    4、本部门（单位）开发的电子计算机各种软件等电子文件；

    5、各部门（单位）购置的各类操作系统及其应用软件复制件；

    6、各部门（单位）正在运行的数据库及其数据库管理系统复制件。

三、电子档案归档要求

    1、文件形成部门应加强归档电子文件的鉴定工作，包括对电子文件的真实性、完整性、有效性鉴定，确定密级、划定保管期限，并由负责人签署审核意见。如果电子文件进行了技术加密，应将其技术加密和相关软件一并归档，归档的电子文件必须是最终数据信息。

    2、电子档案在收集、归档时，应附带说明文件（readme.txt），对电子档案的内容、创建时间、存储格式与文件类型等加以详细说明。

    3、电子档案应作防写处理，避免擦、划、触摸记录涂层，归档前必须经过认真检查，确保清洁无划痕、无病毒方可归档。存储电子档案的载体表面及包装盒应标明编号、题名、密级、保管期限、硬件及软件环境等。

    4、电子档案采用光盘、磁带等耐久性好的载体材料，禁用软磁盘作为电子档案长期保存的载体。电子档案归档一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。

    5、需要永久、长期保存的电子档案，必须转换成相应的纸质档案一并归档，保管期限的划定参照《黄石理工学院文件材料归档范围和保管期限表》的有关规定执行。

    6、电子档案归档后，其形成部门应将数据信息在本单位计算机或系统中保存1年时间。

四、电子档案的移交、接收与保管

    1、电子档案经形成部门检验合格后按期移交至档案馆集中保管，档案馆在接收前，应对每套载体及其技术环境进行检验，合格率达到100%时方可进行交接。

    2、档案馆验收合格后，填写电子档案接收检验登记表（见附件），并签字盖章，登记表一式2份，一份交电子档案形成部门，一份由档案馆保存。

    3、电子档案的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合以下条件：归档载体应装盒竖立存放，避免挤压；远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离；环境温度选定范围17℃-20℃，相对湿度选定范围35%-45%。归档电子文件在形成单位的保管，也应符合上述条件。

    4、档案馆应配备专用设备，并确定专人负责电子档案管理工作，加强电子档案安全与保密管理，定期做好电子档案转录和杀毒工作。

五、电子档案的利用

    1、电子档案的封存载体不得外借。未经批准任何单位或个人不得擅自复制归档电子文件。

    2、利用时使用电子档案复制件。

    3、利用时应遵守保密规定，对具有保密要求的电子档案按照《黄石理工学院利用制度》的规定，经批准后提供利用，采用联网的方式利用应遵守国家和学院有关保密规定，有稳妥的安全保密措施。

    4、利用者对电子档案的使用应在权限规定范围之内。

六、电子档案的鉴定销毁

    1、电子档案的鉴定按照《黄石理工学院档案管理办法》中的有关规定执行，应在办理审批手续后实施。

    2、电子档案销毁时，属于保密范围的，如存储在不可擦除载体上，必须与存储载体一同销毁，属于非保密范围的，可直接从存储载体中删除。

七、电子档案的统计

    1、档案馆应及时按年度对电子档案的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。

    2、按时完成电子档案报表填报工作。

    八、本办法自发文之日起实施，由档案馆负责解释。