一、指导思想

    以上级有关文件精神为依据，做好学生档案的收集、整理、保管、利用、转递工作，提高管理水平，适应学生工作的需要，为全院的学生工作服务。

二、管理原则

    学生档案实行集中统一与分级管理相结合，切实维护学生档案的完整、真实和安全。

三、学生档案归档范围（带*号为每生必备项）

    *1、高等学校招生登记表

    *2、黄石理工学院学生情况登记表

    *3、黄石理工学院学生学年鉴定表

    *4、高等学校毕业生体检表

    *5、黄石理工学院高等学校毕业生登记表

     6、入团志愿书

     7、入党申请书、志愿书及考核、培养、调查材料

     8、黄石理工学院学生学籍异动材料（休学、复学、转学、留级、专升本、转专业等）

     9、黄石理工学院学生奖惩材料

    *10、黄石理工学院学生学业成绩总表

    *11、黄石理工学院教育实习、毕业实习考核册（表）

     12、黄石理工学院学生贷款协议书

     13、黄石理工学院学生第二学位成绩表

     14、黄石理工学院授予学位证明书

    *15、全国普通高等学校本专科毕业生就业通知书

    *16、黄石理工学院学生暑期社会实践活动登记表

四、档案馆学生档案管理工作职责

    1、档案馆负责对各学院、有关部门学生档案材料的收集和整理工作进行指导、督促、检查。

    2、提供利用并办理档案的查阅。

    3、保管好学生档案，遵守保密制度，保证学生档案的安全。

    4、做好学生档案的接收和转递工作。

    5、办理其他有关事宜。

五、部门学生档案管理工作职责

    1、各学院、学生工作处、教务处、毕业生就业工作办公室按各自职责范围收集和整理相关学生档案材料。

    2、学生档案归档材料一律用碳素钢笔或毛笔书写，打印材料必须用激光打印机打印。

    3、学生在校期间形成的档案材料由各学院收集保管，并在每年12月底前完成上学年度形成的档案材料的整理。

    4、学生在毕业时，各学院将形成的档案材料按班级、学号顺序整理后到档案馆进行归档入袋，封口，并附归档材料清单。

六、学生档案的交接与转递

    1、新生入校后，各教学院负责收集其中学期间的档案，归并到在籍学生档案中。

    2、学生取得学籍后中途退学，须办理离校手续，学生处、教务处出具证明（有关文件）后，由档案馆将档案转递到接收单位。

    3、学生毕业时，档案馆在两周内按照毕业生就业工作办公室派遣方案将档案转递到毕业生就业单位或学生入学时的生源所在地人才交流机构。如有特殊情况，需将档案保留在学院，由学院免费保管两年，超过两年，按学院档案代管办法办理。

    4、档案转递应办理登记手续，填写“档案转递通知单”，通过机要通讯转递，“档案转递通知单”回执应及时整理归档备查。

    5、学生档案转出一般不对个人和家长。用人单位到学院领取档案必须持有公函，经档案馆核实，并由领取人签名后，方可领取。

    七、本暂行办法自发文之日起实施，由档案馆负责解释。