各教学院:
为了做好毕业生档案转递工作,保证学生档案能安全、迅速地得到转递，更好地服务学生就业工作,根据往届毕业生学生档案转递情况，现将有关事项通知如下：
1、毕业生在求职过程中履行签订协议的程序时，一定要明确档案转递地址、邮编和单位全称，而且接收学生档案的单位必须具有人事代理权（能有档案接收资格的单位应是县、团级以上党、政、军及国有企事业单位）；
2、到三资企业、外资企业、独资企业、民营企业去工作的毕业生，因为这些单位没有人事代理权。因此，要求学生一定要和企业明确人事档案管理的部门（如ⅩⅩ省ⅩⅩ市[县]人才服务中心等），在协议中，一定要有接收档案的地址、邮编和人才服务中心的全称；
3、有的单位或企业本身没有人事代理权，人事档案管理权限在其上级主管部门（如到ⅩⅩ学校去工作，其人事档案管理部门应是ⅩⅩ省ⅩⅩ市[县]教育局），在签订协议时，应明确档案转递的主管单位地址、邮编和主管单位全称；
4、考取研究生的学生，因其档案是分两次转递到所录取学校，一次是在政审时，另一次是在毕业时。当学生拿到录取通知书时，一定要将录取学校的全称及二级学院的地址、邮编和专业及时报给学校毕业生就业工作处和档案馆学生档案室，以保证档案（尤其是第二次转递）能得到及时的转递；
5、暂时没有找到工作单位的同学，请在毕业前夕落实好学生档案托管单位，并及时将档案托管单位的地址、邮编和单位全称报给学校毕业生就业工作处和档案馆学生档案室，避免档案在学校滞留。由于欠费或所修学分未达到毕业要求暂时不能按时毕业的学生不能办理档案托管。
6、因特殊原因未落实就业单位的毕业生（主要包括就业困难毕业生和有意继续留校考研及其他原因未就业的毕业生、已落实就业单位但是由于单位性质及就业地区所限，不能解决户口和档案问题的毕业生），申请档案暂缓邮寄并保留在学院，由学生本人填写暂由档案馆保管申请书，经所在教学院、毕业生就业工作处审核后，可暂时由学院档案馆按国家规定免费保管两年，逾期按档案代管办法收费。
7、毕业生档案去向查询：①档案馆按照毕业生就业工作处提供的档案转递地址通过机要局发往毕业生派遣所在地，毕业生在离校后报到一月内，务必到有关部门查收个人档案，经查未收到档案的毕业生，需在十月份以前通过学院介绍，到机要部门查询。自10月1日后，原则上不再受理此类业务。②凡于6月底按时毕业离校（指已领取毕业证、报到证、户口迁移证）的学生可通过登陆黄石理工学院校园网点击档案馆网页查询档案去向；③凡报到单位地点在黄石市的学生档案可在7-8月凭有效证件（报到证、身份证、毕业证）提档，（已办理市人才中心托管的毕业生档案由档案馆统一移送）。
毕业生到下列单位工作档案邮寄地址规范：
1、有接收档案权限的党政军等国家机关单位、企业、公司，如国有大型企业、国有大型公司，邮寄地址规范：
ⅩⅩ省ⅩⅩ市（县）ⅩⅩ区ⅩⅩ路ⅩⅩ号ⅩⅩ单位 （全称）人事处或人力资源部
2、无接收档案权限的企业、公司，如外企、合资公司、私营公司、一般公司，乡镇一级单位、企业、工厂、公司等单位，邮寄地址规范：
ⅩⅩ省ⅩⅩ市（县）ⅩⅩ区ⅩⅩ路ⅩⅩ号ⅩⅩ人才交流服务中心收
（ⅩⅩ公司、ⅩⅩ单位，联系人：ⅩⅩ人力资源部联系电话：ⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩⅩ）
3、考上研究生的毕业生档案邮寄地址规范：
ⅩⅩ省ⅩⅩ市ⅩⅩ路ⅩⅩ号ⅩⅩ研究所（全称）人事处（或人教处）
ⅩⅩ省ⅩⅩ市ⅩⅩ路ⅩⅩ号ⅩⅩ大学ⅩⅩ学院党委（或研招办）
4、有的毕业生档案由毕业生工作单位的上级单位接收管理，如 ⅩⅩ 中学、 ⅩⅩ 派出所、 ⅩⅩ工厂、 ⅩⅩ分公司、 ⅩⅩ邮政所、 ⅩⅩ 地质队、 ⅩⅩ勘测队、 ⅩⅩ油田等，档案邮寄地址规范：
ⅩⅩ省ⅩⅩ市（县）ⅩⅩ区ⅩⅩ路ⅩⅩ号ⅩⅩ单位 （其上级单位全称）人事处（科）
如：湖北省黄石市西塞山区教育局人事科收 （就业单位为区ⅩⅩ小学）
湖北省武汉市武昌区公安分局干部科收 （就业单位为ⅩⅩ派出所）
湖北省武汉市汉岸区中国移动武汉分公司人力资源部收（就业单位为武汉移动江岸分公司）
提示：学生档案属于国家规定的机密文件，只能通过机要局转递，不能采用普通邮局挂号、特快专递等方式邮寄。
申 请 书
档案馆：
我是 学院 班学生 ，本人由于
原因，申请
将本人档案交由档案馆保管至 年 月 日。
注：根据档案法和国办发[2002]19号、鄂档[1999]80号文件精神，未
就业应届毕业生档案免费保管期最长为两年，两年后按文件规定收费。
申请人（签名）： 联系电话：
年 月 日
教学院意见（盖章） 毕业生就业工作处意见（盖章）
档案馆意见（盖章）
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