根据南大之星系统运行以来，在文件收集、整理过程中出现的问题，现将各单位录入案卷、文件的统一要求如下：

各二级部门文件录入选项

序号

项目

填写内容

备注

1

一级目录

文件的形成年度，用阿拉伯数字标注（如：2010）

2

二级目录

部门名称（如：教务处）,字数较多的可简化（如：现教中心、土建学院、经管学院、高职学院等)

3

三级目录

文件类别（如以人事处为例：可分部门综合、职称、工资、培养协议、职工进出等）

4

实体分类号

一级目录+三级目录，之间加—（如：2010-信访，2010-职称，2009-教研，2010-社团获奖等）

5

保管期限

根据黄石理工学院档案实体分类法的规定确定

6

密级

根据内容选定公开、内部等

7

正题名

文件标题（一般不超过30个字，自拟标题用[]标识）

8

第一责任者

制发文件的单位

9

页数

每件文件的页数总和。（文件中只要有文字、图像的页面为一页

10

时间

文件形成的时间（以阿拉伯数字标注,如:20101018）

11

归档单位

移交文件的单位名称

12

主题词

表达文献主题规范化的词或词组

13

文号

文件的发文字号（如：黄理工[2010]1号），没有的不填

14

载体

据实选择

15

文本

据实选择

16

文种

据实选择

17

输入员

输入人姓名并带输入时间

（如：张红英20101028）

注：1、所有“录入选项”的输入，必须在半角状态下进行；

      2、除主题词外，其他选项的输入，字符间不得空格。

      3、输入顺序：按照文件形成时间顺序。